Про затвердження Порядку ведення органами Пенсійного фонду України обліку надходження сум єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування та інших платежів

Постанова правління Пенсійного фонду України
від 27 вересня 2010 року N 21-2
Зареєстровано в Міністерстві юстиції України
27 жовтня 2010 р. за N 988/18283

Відповідно до статті 12 Закону України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування" та Законів України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування", "Про збір на обов'язкове державне пенсійне страхування" та пункту 12 Положення про Пенсійний фонд України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24.10.2007 N 1261, правління Пенсійного фонду України ПОСТАНОВЛЯЄ:

1. Затвердити Порядок ведення органами Пенсійного фонду України обліку надходження сум єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування та інших платежів, що додається.

2. Визнати такою, що втратила чинність, постанову правління Пенсійного фонду України від 19.01.2002 N 2-4 "Про затвердження Порядку ведення органами Пенсійного фонду України обліку надходження платежів зі збору на обов'язкове державне пенсійне страхування та інших платежів", зареєстровану в Міністерстві юстиції України 01.03.2002 за N 212/6500.

3. Департаменту надходження доходів (Литвиненко В. В.) та юридичному управлінню (Рябцева Т. Б.) подати цю постанову на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступника Голови правління В. М. Короневського.

5. Ця постанова набирає чинності з 1 січня 2011 року.

Порядок
ведення органами Пенсійного фонду України обліку надходження сум єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування та інших платежів

I. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до вимог статті 12 Закону України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування", Законів України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування", "Про збір на обов'язкове державне пенсійне страхування" та інших нормативно-правових актів.
1.2. Порядком установлюється механізм здійснення органами Пенсійного фонду України обліку надходження сум єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, сум внесків на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування, сум збору на обов'язкове державне пенсійне страхування, сум штрафів та пені, що застосовуються до платників, на яких покладено обов'язок нараховувати, обчислювати та сплачувати єдиний внесок на загальнообов'язкове державне пенсійне страхування (далі - платники), сум фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій, різниці між сумою пенсії, призначеної за Законом України "Про наукову і науково-технічну діяльність", та сумою пенсії, обчисленої відповідно до інших законодавчих актів, на яку має право науковий працівник, регресних вимог, адміністративних штрафів (далі - платежі).
1.3. Облік надходження сум платежів ведеться спеціалістами відділу обліку надходження платежів управлінь Пенсійного фонду України у районах, містах та районах у містах (далі - органи Пенсійного фонду).
Проведення операцій з обліку сум платежів спеціалістом відділу обліку надходження платежів органів Пенсійного фонду здійснюється в автоматичному режимі в хронологічному порядку за датами здійснення операцій на підставі документів, які підтверджують правильність та своєчасність цих операцій.
1.4. Облік, контроль і складання звітності щодо сум платежів проводяться органами Пенсійного фонду в автоматичному режимі. У рамках автоматизованої інформаційної системи існують робочі місця відділу обліку надходження платежів, за допомогою яких забезпечується виконання операцій, у тому числі ведення карток особових рахунків платників, формування довідкової інформації та складання звітності.
1.5. Обов'язковою вимогою до автоматизованого робочого місця є захист, архівування та збереження даних, забезпечення можливості доступу до бази даних, у тому числі минулих звітних періодів (у режимі перегляду), виведення карток особових рахунків на друк та екран комп'ютера.

II. Документи, на підставі яких проводиться облік сум платежів

2.1. Органи Пенсійного фонду для ведення обліку сум платежів одержують документи від органів Державного казначейства України, платників, банків та інших органів відповідно до чинного законодавства України.
2.2. Документами, на підставі яких здійснюється облік сум нарахованих платежів шляхом занесення інформації про суми, що підлягають сплаті платниками, до карток особових рахунків платників, є:
а) самостійно визначені платником:
звіти щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (далі - єдиний внесок), які подаються платниками до органів Пенсійного фонду та на підставі яких здійснюється нарахування єдиного внеску;
звіти щодо сум нарахованого збору на обов'язкове державне пенсійне страхування;
б) розраховані відповідним органом Пенсійного фонду:
вимога про сплату недоїмки;
рішення органу Пенсійного фонду про застосування штрафів та пені;
рішення про скасування або зміну раніше прийнятого рішення про нарахування сум штрафів та пені або вимоги про сплату недоїмки внаслідок їх оскарження до органів Пенсійного фонду у встановленому порядку;
розрахунки фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій;
повідомлення про суму витрат на фінансування різниці між сумою пенсії, призначеної відповідно до Закону України "Про наукову і науково-технічну діяльність", і сумою пенсії, обчисленою відповідно до інших законодавчих актів;
в) рішення судів, що набрали законної сили, про визнання недійсним відповідного рішення органу Пенсійного фонду про застосування штрафів, пені, вимоги про сплату недоїмки, скасування раніше нарахованих сум платежів;
г) документи, що свідчать про оскарження рішення про застосування штрафів, пені, вимоги про сплату недоїмки до відповідних органів Пенсійного фонду у встановленому порядку:
заява (скарга) платника про перегляд рішення органу Пенсійного фонду;
рішення органу Пенсійного фонду про повне (часткове) задоволення скарги платника;
рішення Пенсійного фонду України, прийняте за розглядом скарги платника;
ґ) документи, що свідчать про оскарження рішення органу Пенсійного фонду в суді;
д) документи, які засвідчують початок або припинення процедур до платника, передбачених Законом України "Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом".
2.3. Внесення даних про нарахування, зменшення, списання сум платежів здійснюється відповідальними працівниками відділів обліку надходження платежів органів Пенсійного фонду у такому порядку:
2.3.1. Документи, що підтверджують нараховані суми платежів, самостійно визначені платником у звітності, завантажуються до автоматизованої інформаційної системи в автоматичному режимі. З електронної бази звітності дані про нараховані суми платежів платника вносяться до карток особових рахунків платників в автоматичному режимі.
2.3.2. Суми платежів, за якими здійснюється процедура оскарження до органів Пенсійного фонду у встановленому порядку, вносяться до карток особових рахунків платників із зазначенням терміну сплати відповідних сум платежів після її закінчення.
2.3.3. За документами, що надходять від судів, нараховані суми платежів вносяться працівниками органів Пенсійного фонду до карток особових рахунків платників.
Рішення суду, що набрало законної сили, є підставою для обліку сум платежів у картках особових рахунків платників.
2.3.4. На підставі документів, передбачених процедурою банкрутства відповідно до законодавства, працівники відділу обліку платежів органів Пенсійного фонду проводять відповідні операції в окремій картці особового рахунку платника.
2.3.5. Списання боргу у випадках, передбачених законодавством, проводиться зі знаком "мінус" у відповідних графах за видами нарахованих сум платежів відповідно до вимог чинного законодавства.
2.4. Документами, що підтверджують сплату платником сум платежів, є:
2.4.1. Одержані від органів Державного казначейства України виписки з рахунків відповідно до Порядку відкриття рахунків у національній валюті в органах Державного казначейства України, затвердженого наказом Державного казначейства України від 02.12.2002 N 221, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.12.2002 за N 976/7264.
2.4.2. Копії квитанцій на переказ готівки, одержані від банків або надіслані поштовим переказом.
2.5. Інформація про надходження сум платежів заноситься до карток особових рахунків платників не пізніше наступного робочого дня з моменту одержання документів, що підтверджують їх сплату.
2.6. Органи Пенсійного фонду за бажанням платника звіряють суми, що надійшли за всіма видами платежів.

III. Порядок ведення карток особових рахунків платників

3.1. З метою обліку нарахованих і сплачених сум платежів автоматично формуються картки особових рахунків платників на підставі документів, зазначених у розділі II цього Порядку.
3.2. Для обліку платежів, передбачених Законом України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування", формуються такі форми карток особових рахунків платників:

3.3. Для обліку інших платежів, контроль за нарахуванням та сплатою за якими покладено на органи Пенсійного фонду (крім зазначених у пункті 3.2 цього розділу), є такі форми карток особових рахунків платників:

3.4. У картках особових рахунків платників, передбачених пунктами 3.2 та 3.3 цього розділу, відображаються дані про платника, його ознака та інформація про стан розрахунків (суми нарахованого та сплаченого платежу, суми боргу або надміру сплачені) та інше.
3.5. Усі вартісні операції в картках особових рахунків платників здійснюються в гривнях та копійках.

IV. Облік нарахованих сум платежів

4.1. Відображенню в картках особових рахунках платників підлягають нараховані:
суми платежів, самостійно визначені платником;
суми платежів, нараховані (зменшені, списані) відповідним органом Пенсійного фонду;
розстрочені суми при розірванні договору розстрочення.
4.2. Порядок обліку нарахованих сум платежів у картках особових рахунків платників:
4.2.1. Суми платежів, самостійно визначені платником, обліковуються в картках особових рахунків платників шляхом автоматичного перенесення даних з електронної бази звітності платників.
Облік нарахованих сум платежів, що самостійно визначені платником, відображається у графах "Нараховано до сплати" за даними місячного, квартального або річного звіту платника.
4.2.2. Суми платежів, нарахованих (зменшених) відповідним органом Пенсійного фонду, проводяться у картках особових рахунків за даними реєстру виданих вимог про сплату недоїмки та нарахування пені, журналу обліку рішень про застосування фінансових санкцій, розрахунків або повідомлень-розрахунків у частині узгоджених сум.
Облік сум платежів, нарахованих відповідним органом Пенсійного фонду, відображається в картці особового рахунку платника у графах:
"Донараховано за результатами перевірки органом Пенсійного фонду";
"Донараховано за результатами звірки з ДПА";
"Нараховано відповідно до повідомлень-розрахунків";
"Належить до сплати штрафів";
"Нараховано пені";
"Належить до сплати фактичних витрат на виплату та доставку пільгових пенсій";
"Належить до сплати фактичних витрат на виплату пенсій науковим працівникам".
4.2.3. Розстрочені суми, що залишилися несплаченими, при розірванні договору розстрочення або відповідного рішення за умовами, передбаченими законодавством, включаються до відповідної графи "Належить до сплати" картки особового рахунку платника за тим видом платежу, за яким надано розстрочення, датою розірвання договору або прийняття відповідного рішення органом Пенсійного фонду.
4.3. Проведення операцій в картках особових рахунків платників здійснюється в хронологічному порядку.
4.4. Для забезпечення контролю за правильністю рознесення до карток особових рахунків платників показників працівники відділів обліку надходження платежів щомісяця проводять звірки показників щодо нарахованих відповідними органами Пенсійного фонду сум платежів у розрізі платників з відповідними журналами обліку. У разі виникнення розбіжностей проводяться заходи для усунення причин розбіжностей.

V. Облік надходження сум платежів

5.1. Облік надходження сум платежів до органів Пенсійного фонду в картках особових рахунків платників проводиться на підставі документів, зазначених у пункті 2.4 розділу II цього Порядку.
5.2. Для забезпечення контролю за повнотою та своєчасністю розрахунків платників за видами платежів органи Пенсійного фонду проводять облік надходження сум платежів згідно з їх призначенням.
5.3. Показники про надходження сум платежів повинні бути відображені в картках особових рахунків платників.
При обробці документів про сплату сум платежів в автоматичному режимі платіж заноситься до картки особового рахунку платника, який відповідає його виду та рахунку, відкритому відповідним органом Пенсійного фонду для його зарахування.
Відповідальною особою, яка проводить їх обробку, за зовнішніми ознаками перевіряються дані заповнення реквізиту "Призначення платежу".
5.4. Операції здійснюються в картках особових рахунків платників у хронологічному порядку. Облік надходження сум платежів у картках особових рахунків платників здійснюється в порядку календарної черговості настання строків сплати відповідних сум платежів.
5.5. Облік надходження сум платежів з окремих видів господарських операцій (операції з купівлі-продажу безготівкової іноземної валюти за гривню, торгівлі ювелірними виробами із золота (крім обручок), платини і дорогоцінного каміння, відчуження легкових автомобілів, крім легкових автомобілів, якими забезпечуються інваліди, та тих автомобілів, які переходять у власність спадкоємцям за законом, купівлі-продажу нерухомого майна, крім випадків, встановлених абзацом першим пункту 9 статті 1 Закону України "Про збір на обов'язкове державне пенсійне страхування", надання послуг стільникового рухомого зв'язку), коштів за регресними вимогами, адміністративних штрафів ведеться в окремих реєстрах надходжень за видами платежів за формою згідно з додатком 1.
5.6. Облік розстрочених сум платежів ведеться в картках особових рахунків сплати розстрочених сум, не сплачених у строки, встановлені законодавством, для відповідних платежів (боргу).

VI. Особливості обліку сум штрафів та пені

6.1. Облік сум штрафів та пені, нарахованих органом Пенсійного фонду, проводиться на підставі даних журналу обліку рішень про застосування фінансових санкцій за датою настання строку їх сплати.
6.2. Суми штрафів та пені в картках особових рахунків платників обліковуються у графах: "Належить до сплати штрафів", "Зараховано штрафів", "Нараховано пені", "Зараховано пені".

VII. Облік повернення помилково сплачених сум

7.1. Облік сплачених сум за платежами, які на певну дату надійшли понад суми, що належать до сплати, визначені як безпосередньо у звітності платника, так і за іншими документами, відображається відповідним органом Пенсійного фонду в картках особових рахунках платників у графі "Переплата".
7.2. Суми помилково сплачених платежів зараховуються в рахунок майбутніх платежів або повертаються платникам на підставі заяви.

VIII. Підведення підсумків в картках особових рахунків платників

В картках особових рахунків платників підсумки за місяць та підсумок, який наростає з початку року, підводяться щомісяця, крім підсумкових рядків, що відображають сальдо розрахунків (надміру сплачені та суми боргу) та повторюють ті самі суми, що були розраховані при проведенні останньої облікової операції.

IX. Перевірка карток особових рахунків платників

9.1. Не менше ніж раз на квартал працівниками відділу обліку надходження платежів відповідного органу Пенсійного фонду, які визначаються начальником відділу обліку надходження платежів, проводиться вибіркова перевірка правильності проведених облікових операцій в картках особових рахунків платників.
За наявності помилково (надміру) сплачених сум на початок року сальдо розрахунків на звітну дату має дорівнювати помилково (надміру) сплаченій сумі на початок року плюс сплачена сума за звітний період мінус нарахована сума за звітний період.
За наявності боргу на початок року сальдо розрахунків на звітну дату має дорівнювати боргу на початок звітного періоду плюс нарахована сума за звітний період мінус сплачена сума за звітний період.
9.2. На 1 січня кожного року органами Пенсійного фонду проводиться звірення розрахунків усіх платників за всіма платежами.
На вимогу платника органи Пенсійного фонду проводять звірення розрахунків за всіма платежами, які сплачуються платниками за звітний період. За платежами, за якими виникли розбіжності, за бажанням платника друкуються картки особових рахунків платників.
Звірення розрахунків оформляється складанням акта, про що робиться відмітка у книзі обліку актів звірення розрахунків платників, яка ведеться у відділі обліку надходження платежів, за формою згідно з додатком 2. Акт звірення складається у розрізі карток особових рахунків платників у довільній формі з використанням можливості програмного забезпечення.
При збігові сальдо розрахунків за даними платника з даними органу Пенсійного фонду розрахунки на 1 січня вважаються звіреними. Якщо сальдо розрахунків на 1 січня за даними платника не збігається з даними відповідного органу Пенсійного фонду, то акт звірення є підставою для здійснення перевірки в порядку, встановленому законодавством.

X. Закриття карток особових рахунків платників

10.1. В картках особових рахунків платників після проведення всіх облікових операцій за останнє число грудня в автоматичному режимі підводяться підсумки за рік нарахованих і сплачених сум платежів.
10.2. Проведення розрахункових операцій в картках особових рахунків платників із закриття звітного року та підведення підсумків проводиться в автоматичному режимі засобами відповідного програмного забезпечення.
10.3. У разі зміни місцезнаходження або місця проживання платника за межі території обслуговування органу Пенсійного фонду працівники відділів обліку надходження платежів проводять такі операції:
в картках особових рахунків платників після проведення всіх облікових операцій, включаючи нарахування фінансових санкцій на суми боргу, в автоматичному режимі підбивають підсумки нарахованих, сплачених сум платежів;
орган Пенсійного фонду за попереднім місцезнаходженням платника передає інформацію до відділу обліку надходження платежів органу Пенсійного фонду за новим місцезнаходженням платника на підставі карток особових рахунків платників із зазначенням суми боргу або помилково (надміру) сплачених сум платежів, що не сплачені платником на день передачі залишків і термін сплати яких настане після дати зняття з обліку;
орган Пенсійного фонду за його новим місцезнаходженням відображає суми боргу чи помилково (надміру) сплачені суми платежів за даними карток особових рахунків платників у відповідних реєстрах та письмово повідомляє про взяття на облік переданих сум щодо платника орган Пенсійного фонду за попереднім місцезнаходженням;
після проведення зазначених операцій та отримання повідомлення про взяття на облік переданих сум з органу Пенсійного фонду за новим місцезнаходженням залишки в картках особових рахунків платника за його попереднім місцезнаходженням знімаються;
дані щодо нарахувань і надходжень платника, що знявся з обліку, враховуються у звітності відповідного органу Пенсійного фонду до кінця поточного року.
10.4. При повній ліквідації платника - юридичної особи або смерті фізичної особи, визнання її безвісно відсутньою, недієздатною, оголошення померлою в обліку проводяться такі операції:
за платниками, які не мають заборгованості, картка платника закривається, облікові показники враховуються у звітності поточного року;
за платниками, які мають заборгованість, на підставі відомостей з реєстраційної картки про проведення державної реєстрації припинення юридичної особи та припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця, наданих державним реєстратором, копій свідоцтва про смерть фізичної особи, рішення суду про визнання її безвісно відсутньою, недієздатною, оголошення померлою та даних картки особового рахунку керівник відповідного органу Пенсійного фонду видає наказ про списання сум заборгованості такого платника. Списані суми боргу відображаються у відповідних графах карток особових рахунків платників із знаком "мінус".

XI. Відомості про платників, які мають борг

У разі наявності у платника на кінець звітного базового періоду недоїмки, несплачених штрафів та пені спеціалістами відділів обліку надходження платежів автоматично формується вимога про сплату недоїмки. Вимога про сплату недоїмки формується на підставі облікових даних карток особових рахунків платників.

Реєстр N ______
обліку платежів _____________________________________
(назва платежу)

Книга
обліку актів звірення розрахунків платників

з ______________________________________________________________
(назва управління Пенсійного фонду України у районі, місті або районі у місті)